RuBot para Recepción y Admin

Lo que sabe contestar

• Qué incluye la versión base

  Ampliación

  La base es atender: contesto lo que entra y te paso lo que te toca, sin tocar tu agenda ni tu programa. Dar cita, sacar presupuestos, perseguir impagos o conectarme a tu sistema son ampliaciones sobre esa base.

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• La primera puerta

  Incluido en la base

  Soy lo primero que se encuentra quien llama, escribe o entra en tu web. Contesto lo que se pregunta veinte veces al día —qué hacéis, cuánto vale, dónde estáis, hasta qué hora— para que no tengas que dejar lo que estás haciendo cada vez.

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• Qué te pasa y qué no

  Incluido en la base

  Ese es el trabajo de verdad. Tú me dices qué es urgente en tu negocio y qué puede esperar, y yo aplico ese criterio: lo que corre te llega al momento con lo esencial ya recogido, y lo demás te lo dejo agrupado para cuando puedas. Dejas de mirar el móvil cada diez minutos por si acaso.

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• NFC en la puerta o el mostrador

  Incluido en la base

  Aquí también salgo de la web. Un NFC en la puerta o en el mostrador para el que llega y no encuentra a nadie: acerca el móvil, le atiendo, y si hace falta te dejo el recado con su contacto. Ese cliente hoy se da la vuelta y no vuelve.

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• Por donde te escriban

  Incluido en la base

  Atiendo por donde te escriban y lo dejo todo en el mismo sitio, que es lo que evita el clásico «esto ya te lo dije por WhatsApp». Qué canales se conectan se ve en la reunión, porque depende de por dónde te llegue a ti el trabajo.

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• Citas

  Ampliación

  Es ampliación. Con ella miro tu agenda de verdad: si hay hueco lo cierro, si no propongo el más cercano, y aviso el día antes para que no se caiga. Todo queda en tu calendario sin que nadie lo apunte dos veces.

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• El papeleo que se repite

  Ampliación

  Ampliación también. Los presupuestos de siempre, los recordatorios, los documentos que se repiten cambiando cuatro datos: eso lo saco yo con tus plantillas y te lo dejo listo para firmar. Es la parte del día que no factura y se lleva las tardes.

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• Perseguir facturas

  Ampliación

  Perseguir una factura da pereza y por eso se deja pasar. Con la ampliación aviso yo, con el tono que me digas y las veces que me digas, y te enseño lo que sigue sin cobrarse. Es dinero que ya es tuyo y está parado por no reclamarlo.

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• El resumen del día

  Ampliación

  Este es el extra que más se agradece cuando vuelves de un día fuera: un resumen de lo que ha entrado, lo que he resuelto, lo que está esperándote y lo que se repite tanto que igual conviene cambiarlo. En dos minutos sabes lo que ha pasado sin leer cincuenta mensajes.

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• Conexión con tu programa

  Ampliación

  Conectarme a tu programa de gestión es ampliación: desde ahí puedo dejar las citas, los presupuestos y los avisos donde ya trabajas, en vez de tenerlo en dos sitios. Se mira caso por caso según lo que uses.

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• Legal, fiscal y laboral

  Incluido en la base

  Ahí no entro. Lo legal, lo fiscal y lo laboral son de quien responde de lo que dice, así que en cuanto sale te lo paso a ti o a tu gestoría. Yo me quedo en atender, ordenar y recordar, que ya es bastante.

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• Qué necesita de ti

  Incluido en la base

  Qué hace tu negocio y qué no, tus horarios, tus precios o cómo se presupuesta, y —esto es lo importante— qué consideras urgente y a quién hay que avisar de cada cosa. Lo demás se saca de tu web al contratar. Ese criterio de qué es urgente es lo que me convierte en útil en vez de en un contestador.

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• ¿Sustituye a tu personal?

  Incluido en la base

  Si tienes a alguien en recepción, no la sustituyo: le quito el teléfono de encima para que atienda a quien tiene delante. Y si no tienes a nadie, que es lo habitual en un negocio pequeño, entonces lo que hago es que dejes de atender tú mientras trabajas.

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• Lo que recuperas

  Incluido en la base

  Lo que recuperas son las interrupciones. No es el rato de contestar, es que cada corte te saca de lo que estabas haciendo. Si te entran veinte consultas al día y quince son las de siempre, esas quince dejan de existir para ti.

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• No perder clientes

  Incluido en la base

  Atiendo a la hora en la que tú no puedes: de noche, en fin de semana o cuando tienes a alguien delante. Recojo lo que necesita, me quedo con su contacto y te lo dejo ordenado para primera hora, así que la consulta no se queda sin respuesta solo porque en ese momento no hubiera nadie.

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